Οδηγός Επιβίωσης για τη νέα Επιχείρηση

ΟΔΗΓΟΣ ΕΠΙΒΙΩΣΗΣ ΓΙΑ ΤΗ ΝΕΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ

Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τα Ψηφιακά Βιβλία & το myDATA

1. Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής (Η Νέα Πραγματικότητα)

Η εποχή του χειρόγραφου μπλοκ διακίνησης τελειώνει.

• Τι πρέπει να κάνετε: Πριν φορτωθεί το εμπόρευμα στο φορτηγό, το παραστατικό πρέπει να έχει εκδοθεί ψηφιακά. Τα έγγραφα μεταφοράς εκδίδονται ψηφιακά και διαβιβάζονται στην πλατφόρμα myDATA πριν την έναρξη της διακίνησης
• Προσοχή: Το QR Code του ψηφιακού δελτίου πρέπει να είναι διαθέσιμο για έλεγχο σε smartphone, tablet ή εκτυπωμένο.
• Σκοπός: Η ΑΑΔΕ γνωρίζει σε πραγματικό χρόνο τι διακινείται, από πού και προς τα πού.
• Στάδια εφαρμογής: Ξεκίνησε προαιρετικά και γίνεται σταδιακά υποχρεωτικό για όλες τις επιχειρήσεις εντός του 2025-2026, ανάλογα με τον τζίρο και τον κλάδο.

2. Ψηφιακό Πελατολόγιο & Διασύνδεση POS

Το “χτύπημα” της κάρτας και η απόδειξη είναι πλέον ένα σώμα.

Το παλιό χειρόγραφο “πελατολόγιο” (που τηρούσαν κυρίως τεχνικά επαγγέλματα, γιατροί, συνεργεία κ.λπ.) επιστρέφει σε ψηφιακή μορφή.

• Σκοπός: Η καταγραφή των πελατών κατά την είσοδό τους στην επιχείρηση για την αποφυγή απόκρυψης εσόδων.
• Ποιους αφορά: Υπόχρεες για την τήρηση του Ψηφιακού Πελατολογίου Οχημάτων είναι οι εξής κατηγορίες επιχειρήσεων:  συνεργεία επισκευής και συντήρησης οχημάτων,  φανοποιεία,  επιχειρήσεις με αντικείμενο την τοποθέτηση συναγερμών, ηχοσυστημάτων και οργάνων σε οχήματα,  χώροι στάθμευσης,  πλυντήρια αυτοκινήτων,  επιχειρήσεις ενοικίασης αυτοκινήτων, μοτοσικλετών (δίτροχων, τρίτροχων, τετράτροχων), μοτοποδηλάτων, επιβατικών οχημάτων που προορίζονται για επαγγελματική ή προσωπική χρήση, επαγγελματικών οχημάτων, γεωργικών και λοιπών αυτοκινούμενων μηχανημάτων.
• Διασύνδεση: Τα δεδομένα αυτά θα διασυνδέονται με την έκδοση της τελικής απόδειξης (ΦΤΜ ή Πάροχο).

• Κλειδωμένο POS: Δεν μπορείτε να πληρωθείτε με κάρτα αν δεν εκδώσετε πρώτα την απόδειξη από την ταμειακή (ή το ERP).
• Υποχρέωση IRIS: Πρέπει να έχετε ενεργοποιήσει τις πληρωμές IRIS (απευθείας μεταφορά από λογαριασμό σε λογαριασμό) για τους ιδιώτες πελάτες σας.
• Ψηφιακό Πελατολόγιο: Αν ανήκετε στις παραπάνω υπόχρεες επιχειρήσεις , η καταγραφή των εισερχόμενων πελατών γίνεται ψηφιακά πριν την παροχή της υπηρεσίας.

3. myDATA: Τα 3 “Πρέπει” της Καθημερινότητας

Για να μην έχετε προβλήματα με την εφορία και τον λογιστή σας:

1. Έσοδα σε 24 ώρες: Όλες οι λιανικές πωλήσεις πρέπει να διαβιβάζονται αυθημερόν (ή εντός των ορίων που θέτει ο νόμος ανάλογα με το σύστημα).
2. Έλεγχος Προμηθευτών: Μπαίνετε τακτικά στην εφαρμογή σας να δείτε αν οι προμηθευτές σας “ανέβασαν” τα τιμολόγια που σας εξέδωσαν. Αν δεν τα ανέβασαν, δεν εκπίπτει ο ΦΠΑ σας!
3. Όχι Χειρόγραφα: Αποφύγετε τα χειρόγραφα τιμολόγια. Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή app.timologio της ΑΑΔΕ (δωρεάν) ή ένα εμπορικό πρόγραμμα (ERP).

4. Απλογραφικά Βιβλία: Τι αλλάζει;

Στα Απλογραφικά Βιβλία (Β’ Κατηγορίας) για μικρές επιχειρήσεις, οι αλλαγές εστιάζουν στην αυτοματοποίηση:

1. Τέρμα οι “Σακούλες” με αποδείξεις: Ο λογιστής πλέον δεν “πληκτρολογεί” απλώς, αλλά χαρακτηρίζει όσα έρχονται αυτόματα από το myDATA.
2. Προσυμπληρωμένο ΦΠΑ: Η δήλωση ΦΠΑ είναι έτοιμη από την ΑΑΔΕ. Οποιαδήποτε απόκλιση πρέπει να αιτιολογηθεί σοβαρά.
3. Κατάργηση Χειρόγραφης Τήρησης: Πλέον η “τήρηση” γίνεται ουσιαστικά μέσω του e-Books στο myDATA.
4. Προσυμπληρωμένες Δηλώσεις: Οι δηλώσεις φόρου εισοδήματος είναι πλέον προσυμπληρωμένα με βάση τα δεδομένα που έχουν διαβιβαστεί.
5. Κλείδωμα Δηλώσεων: Δεν μπορείς να δηλώσεις λιγότερα έσοδα ή περισσότερα έξοδα από αυτά που έχουν διαβιβαστεί στο myDATA (με μια μικρή ανοχή αποκλίσεων).

Τι άλλο αφορά τις Μικρές Επιχειρήσεις (Checklist)

Τα SOS της Διασύνδεσης POS – Ταμειακής – myDATA

1. Ο Κανόνας “Πρώτα η Απόδειξη”

Πλέον, το POS “κλειδώνει”. Δεν μπορεί να πληρωθεί ποσό αν δεν έχει προηγηθεί εντολή από την ταμειακή μηχανή ή το λογισμικό (ERP).

• Προσοχή: Ο λογιστής πρέπει να ελέγχει αν οι πελάτες του εκδίδουν «Δελτίο Παραγγελίας» αντί για απόδειξη, καθώς αυτό πλέον εντοπίζεται αμέσως από τις διασταυρώσεις.

2. Συμφωνία (Reconciliation) στο τέλος της ημέρας

Το μεγαλύτερο πρόβλημα είναι η απόκλιση μεταξύ των εισπράξεων του POS και των εσόδων που διαβιβάστηκαν στο myDATA.

• Έλεγχος: Ο λογιστής πρέπει να εκπαιδεύσει τον επιχειρηματία να βγάζει το “Z” και να το συγκρίνει με το “Σύνολο Πωλήσεων POS”.
• Λάθη: Αν μια συναλλαγή περάσει δύο φορές ή ακυρωθεί στο POS αλλά όχι στην ταμειακή, το myDATA θα δείχνει λάθος εικόνα.

3. Διαβίβαση σε Πραγματικό Χρόνο (Real-time)

• Χρόνος διαβίβασης: Οι αποδείξεις λιανικής πρέπει να διαβιβάζονται στο myDATA σχεδόν ακαριαία (εντός λεπτών ή λίγων ωρών ανάλογα με το σύστημα).
• SOS: Αν το internet κοπεί, η επιχείρηση έχει συγκεκριμένο χρονικό περιθώριο να διαβιβάσει τα δεδομένα μόλις αποκατασταθεί η βλάβη.

4. Ειδικές Περιπτώσεις: Προκαταβολές & Delivery

• Προκαταβολές: Όταν ένας πελάτης δίνει προκαταβολή μέσω POS, πρέπει να εκδίδεται η ανάλογη απόδειξη προκαταβολής. Δεν επιτρέπεται “είσπραξη έναντι” χωρίς παραστατικό.
• Delivery: Ιδιαίτερη προσοχή στα ασύρματα POS (mobile POS) που χρησιμοποιούν οι διανομείς. Πρέπει να είναι και αυτά διασυνδεδεμένα με το κεντρικό σύστημα.

5. Τα Πρόστιμα (Το “αγκάθι”)

Ο νέος λογιστής πρέπει να γνωρίζει ότι:

• Η μη διασύνδεση επιφέρει πρόστιμα που ξεκινούν από €10.000 έως €20.000.
• Η μη διαβίβαση παραστατικών στο myDATA οδηγεί σε απώλεια του δικαιώματος έκπτωσης δαπανών και ΦΠΑ.

Τα 5 “Εγκλήματα” των Επιχειρηματιών στο myDATA

1. Η “Ξεχασμένη” Διαβίβαση Εσόδων

Πολλοί επιχειρηματίες εκδίδουν το τιμολόγιο χειρόγραφα ή σε ένα απλό Word/Excel και ξεχνούν να το περάσουν στην εφαρμογή timologio της ΑΑΔΕ ή στο ERP τους εντός της προθεσμίας.

• Το πρόβλημα: Ο λογιστής βλέπει τα έξοδα των άλλων να έρχονται, αλλά ο πελάτης του δεν έχει “ανεβάσει” τα έσοδα.
• Συμβουλή: Εκπαιδεύστε τους να εκδίδουν παραστατικά μόνο μέσα από πιστοποιημένες εφαρμογές που διαβιβάζουν αυτόματα.

2. Χαρακτηρισμός Εξόδων “Όλα στα Έξοδα”

Ο επιχειρηματίας ανεβάζει ή αποδέχεται παραστατικά (π.χ. από το super market ή προσωπικά έξοδα) και περιμένει από τον λογιστή να κάνει τα “μαγικά” του.

• Το πρόβλημα: Στο myDATA, κάθε έξοδο πρέπει να έχει σωστό Χαρακτηρισμό (π.χ. Εμπορεύματα, Δαπάνες, Πάγια). Αν ο επιχειρηματίας δεν ενημερώνει τον λογιστή τι αφορά η κάθε δαπάνη, η δήλωση ΦΠΑ δεν μπορεί να “κλειδώσει”.
• Συμβουλή: Ο λογιστής πρέπει να θέσει όρια για το ποια παραστατικά είναι επαγγελματικά και ποια όχι.

3. Διπλοεγγραφές (Το χάος με τα POS)

Συμβαίνει συχνά: Ο επιχειρηματίας εκδίδει απόδειξη από την ταμειακή, αλλά επειδή το POS δεν “μιλάει” καλά με την ταμειακή εκείνη τη στιγμή, χτυπάει και μια δεύτερη απόδειξη ή κάνει λάθος χειρισμό.

• Το πρόβλημα: Το myDATA “βλέπει” δύο πωλήσεις αντί για μία. Ο λογιστής μετά πρέπει να ψάχνει ποια είναι η σωστή και να κάνει ακυρωτικά.
• Συμβουλή: Καθημερινός έλεγχος (reconciliation) των εισπράξεων της τράπεζας με τις αποδείξεις της ημέρας.

4. Αγνοια για τα “Αντικριζόμενα” Έξοδα

Πολλοί νομίζουν ότι επειδή πήραν ένα τιμολόγιο στα χέρια τους, “τελείωσε η δουλειά”.

• Το πρόβλημα: Αν ο εκδότης (προμηθευτής) δεν διαβιβάσει το τιμολόγιο στο myDATA, η επιχείρηση του πελάτη σας δεν μπορεί να εκπέσει το έξοδο.
• Συμβουλή: Ο επιχειρηματίας πρέπει να ελέγχει τακτικά (ή να ενημερώνεται από εσάς) για τα “ορφανά” έξοδα, ώστε να πιέζει τους προμηθευτές του να τα διαβιβάσουν.

5. Λανθασμένη Έκδοση Πιστωτικών

Όταν ένας πελάτης επιστρέφει ένα προϊόν, ο επιχειρηματίας συχνά κάνει “ακύρωση” στο μυαλό του, αλλά δεν εκδίδει το σωστό Πιστωτικό Τιμολόγιο ψηφιακά.

• Το πρόβλημα: Το myDATA συνεχίζει να δείχνει το αρχικό έσοδο ως οφειλόμενο φόρο.
• Συμβουλή: Πρέπει να γίνει σαφές ότι στην ψηφιακή εποχή, κάθε κίνηση (ακύρωση, επιστροφή, έκπτωση) θέλει το δικό της ψηφιακό παραστατικό.

🛡️ Checklist για τον Επιχειρηματία (Εβδομαδιαίο)

• [ ] Συμφώνησα τα “Z” της εβδομάδας με τις εισπράξεις της Τράπεζας;
• [ ] Έστειλα στον λογιστή μου τα έξοδα που πληρώθηκαν με μετρητά;
• [ ] Έλεγξα αν υπάρχουν “ορφανά” τιμολόγια στο myDATA (έξοδα που λείπουν);
• [ ] Είναι το internet του καταστήματος σταθερό για τη διαβίβαση των POS;

Εδώ μπορούμε να σας βοηθήσουμε. Με τα σεμινάρια λογιστικής του Power-Tax-Training μπορεί να πετύχει όλα τα παραπάνω που αναφέρθηκαν βελτιώνοντας τις γνώσεις του στο κομμάτι της λογιστικής, είτε είναι τελειόφοιτος-απόφοιτος οικονομικής σχολής είτε ήδη ελεύθερος επαγγελματίας-μισθωτός.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;
Επικοινωνήστε σήμερα μαζί μας στο τηλ. 210 6231894 και στο email: info@power-tax-training.gr